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欧亿平台首页会议管理制度
发布来源: 发布时间:2017-07-05 09:26:56 字体大小:[ ]

第一条 为进一步规范集团公司会议管理工作,本着“精简高效”的原则,实现会议管理制度化、程序化全面提高工作效能,结合集团公司实际,制定本制度。

第二条 会议种类

A.集团公司党委会议

B.集团公司董事会议

C.集团公司总经理办公会议

D.集团公司领导班子碰头会、工作例会

E.集团公司领导主持召开的专题会议、业务工作会议

F.集团公司全体员工会议、职工代表大会、年终总结会、党风廉政建设会等

G.集团公司相关部门单位牵头组织、由多个部门单位参加的会议

H.集团公司各部门单位内部召开的会议

第三条 会议组织

上述会议除H外,其余会议由办公室(督查室)统一安排调度。一般情况下:ABCD类会议原则上安排在党委会议室召开,EG类会议安排在三楼或四楼业务会议室召开,F类会议一般安排在一楼会议室或文创园艺术馆报告厅召开;H类会议一般由部门单位自主召开,会议室根据情况确定。

(一)ABCDF类会议。由办公室(督查室)负责会议方案确定、会议通知、会场安排、材料审核、通信网络、服务保障等工作。安排专人参加,做好会议记录。

(二)E类会议。由发起部门单位上报办公室(督查室),办公室(督查室)统一协调调度,根据需求安排专人参加,并做好会议通知、会场安排、会议材料审核等工作。发起部门单位负责会议组织、筹备、服务及会议记录等工作。

(三)GH类会议。由发起部门单位自行组织召开,并做好相关记录。

第四条 会议议题提报

(一)准备工作。凡需集团公司党委会、董事会、总经理办公会讨论决定的事项,议题提报部门单位要高度重视、认真研究、充分准备。

一是要深入开展调查研究。全面掌握所提报事项的具体情况,从工作实际出发,研究提出有针对性的工作建议和措施,供集团公司领导决策。

二是要认真准备汇报材料。议题汇报材料的主题要明确,事项要清楚,数据要翔实,文字要简练,分析问题要全面、客观,提供起因和背景,并出具相关的政策依据。要认真起草和校对,不得出现行文格式错误和错别字。

三是要搞好衔接协调。议题提报部门单位的负责人必须对汇报材料亲自审阅,认真修改,切实把好政策关。汇报内容涉及其他部门单位职责范围的,应在会前与相关部门单位进行协商,取得一致意见,并经相关部门单位负责人会签。政策性较强的议题,需经法务部、审计部、纪检监察室等有关部室审查把关。未经协调或会签未完成的议题,不得提交会议研究。

(二)提报程序。

一是填写议题申报单。议题申报部门按要求填写“欧亿平台首页党委会、董事会、总经理办公会议题申报单”。

二是呈送集团公司分管领导审阅签字。议题提报部门单位将汇报材料连同申报单及时呈送分管领导审阅,签字同意后,送集团公司办公室(督查室)汇总。

第五条 会议实施

(一)会议通知。办公室(督查室)负责通过OA办公系统、电话、短信等方式下达会议通知,各部门单位要及时签收、详细记录,及时向部门单位负责人汇报,按要求确定参会人员。

(二)会议签到。参会人员要按时(重点会议提前10分钟、其他会议提前5分钟)签到,因特殊情况不能按要求参会的,本人必须提前向会议主持人请假,并向办公室(督查室)报备。

(三)会场纪律。参会人员进入会场后,须将通讯工具关闭或调至静音状态。摆放名签的,应按照名签对号入座;未摆放名签的,需向前集中就座,或按会议组织人员指定区域就座。会议期间,不得在会场内接打电话、随意交谈或大声喧哗、打瞌睡、随意走动或长时间滞留会场外、无故早退。如有特殊原因需中途退场的,需经会议主持人同意。

(四)电脑使用所有配备笔记本电脑的参会人员,须严格遵守《欧亿平台首页笔记本电脑管理使用规定》,在会前将会议相关资料及岗位职责材料拷贝到电脑中,随时切换汇报,不再用优盘拷贝。

(五)会议纪要ABCDE类会议,办公室(督查室)负责做好会议记录,需要印发会议纪要的,会议结束后2个工作日内起草完成,由会议主持人签发后印发。其他类会议,由发起组织部门做好相关会议记录。

(六)会议记录。会议记录包括会议名称、会议地点、会议时间、主持人、出席人员、记录人、会议内容等。会议内容由会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等组成,在会议内容后面另起一行空两格写“本次会议结束”字样。会议记录要实事求是,全面、完整、客观地记载会议情况,真实地反映会议的内容和全过程,不得任意增删和改动。各类会议都要形成会议记录,各部门单位要确定1名会议记录人,严格按照本通知要求,认真做好记录,每年6月底、12月底分别集中报办公室(督查室)保存归档。

第六条 附则。本制度由集团公司办公室(督查室)负责解释。

 

本制度自201771日开始执行。


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